ガントチャートの使い方がわかる!タスク管理ができる手帳7選

ガントチャートの使い方 おすすめの手帳

需要が増えているガントチャートの手帳。しかし、「使い方がわからない」「イマイチ使いこなせない」という人も多いことでしょう。そこで、ここではガントチャートの使い方を実際に手帳に書いて解りやすく説明してみました!ガントチャートはWワークやタスク管理、体調管理など使い方は色々できます。オススメの手帳の紹介もあるので、ぜひご覧ください!

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ガントチャートの良い点は?

ガントチャートの良い点は、次のような内容があります。

  • プロジェクトの進捗状況がすぐに把握できる
  • 複数の業務が整理しやすい
  • ボトルネックになっている部分がわかりやすい
  • 振り返りができる
  • 生活や体調の管理にも使える

こうして内容を見ると堅苦しく感じますが、要は「自己管理をしやすくするアイテム」と考えたらいいでしょう!

プロジェクトの進捗状況がすぐに把握できる

ガントチャートは元々、プロジェクトなど仕事の進捗状況を把握するための書式になります。
「仕事がどこまで進めることが出来たのか」、「今日行わなければいけない内容が何なのか」が時系列になっているので、一目でわかるようになっています。

複数の業務が整理しやすい

仕事の進み具合を把握するのは、多ければ多いほど大変です。
複数の案件を抱えるようになると、状況によっては複数の要件を同時に行わなければなりません。
ガントチャートならば、業務のタスク管理がしやすくなります。

ボトルネックになっている部分がわかりやすい

ボトルネックとは、簡単に言えば「業務が停滞している部分」のことを指します。
ガントチャートで計画を立てたり、進捗状況を見ていたりすると、このボトルネックになっている部分が目につきやすくなります。
この部分がわかれば、必要な時間や日数を長くしたり、逆に短くするための対策を考えたりすることができるので、早めの対応が可能です。

振り返りができる

ガントチャートの手帳を使っていると、月単位で仕事をした経過が残っていきます。
そのため、「この仕事の内容には、このくらい時間や日数がかかる」など、振り返りがしやすくなるのです。
簡単だと思っていた部分で時間がかかっているなど、意外な発見があります。

生活や体調の管理にも使える

ガントチャートは仕事だけではなく、近年は生活や体調管理にも使われるようになりました。
複数の内容と日付を一覧にして把握することができるので、資格試験のために勉強している人や、体調管理をしたい人など、使い方は様々です。

ガントチャートの使い方

ガントチャートの使い方は、次のようになります。

  • 縦軸に細分化した内容を書く
  • 横軸に日時を見ながら作業期間または進捗状況を横棒(→)を書く

縦軸に細分化した内容を書く

左側の縦軸の欄に記入するのは、細分化した内容になります。
例えば「仕事の進捗状況をガントチャートで管理したい」ならば、「管理をしたい内容」を細分化します。

「管理したい内容」を細分化すると、「企画書作成」「打ち合わせ」など色々あるでしょう。
タスクが多くある場合は、何のタスクを管理するかを記入前に選んでおくと整理して書くことができます。

横軸に日時を見ながら作業期間または進捗状況を横棒(→)を書く

縦軸を記入したら、横軸を書いていきます。
横軸は月の日数になっており、この日にちを見ながら作業期間または進捗状況を横棒(→)で記入していきます。
「〆切日」や「この日までに達成したい」などがある場合は、「達成日」を最初に記入し、その日から逆算して計画を立てていきましょう。

実際に書いてみました

私がガントチャートを使うようになったのは、Webライターを始めたのがきっかけでした。
月に10~15記事を〆切に合わせて書こうとしたら、「どの記事をどこまで資料を集めたのか」、「記事に入れる画像は探したのか」など、わからなくなることが多くなったのです。

どんなに忙しくても、〆切は絶対。落とすわけにはいかない!
長い前置きでしたが、この時の状況をモデルとして書いていきたいと思います。
使う目的は「Webライターの仕事をどのように組み込むか」です。

月間ブロックに書く

私は現在「アートプリントジャパン ガントチャートダイアリー」の手帳を使っています。
細かく書くと老眼がかかった眼には見えづらいので、A5サイズを使用。
この手帳は月間ブロックとガントチャートが入っているので、私の場合は最初、月間ブロックに「自分の予定」を書いていきます。
「自分の予定」には「本業のシフト」や「子供の行事」「定期の病院受診日」など様々です。

本業である「パートのシフト」はフリクションのスタンプで印をつけています。
(シフトは変更することがあったので、消せるスタンプを使っていました。)

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なぜ月間ブロックを先に書くのかというと、それは「どの日に仕事ができるか」を見つけるためです。一日中集中できるのか、半日しかできないのか、全くできない日なのか。
それを明確にしてからガントチャートを書いていました。

ガントチャートに書く

次にガントチャートを書いていきます。

私の場合は、上記で書いた月間ブロックを見ながら、ガントチャートの一番上に「自分の予定」の印を簡単に書いていました。

次の段からは、一番左の欄に「依頼された原稿の内容」をそれぞれ書いていき、〆切を記入します。
それから、「自分の予定」に合わせて「Webライターの仕事」のタスクを〆切に間に合うように逆算して計画を立てていました。

当時、ズボラな私にとって、計画を立てるの正直は面倒だったのですが、

「これを書かないと〆切に間に合わない!」という気持ちで書いていました。

原稿によっては「資料集め」や、「原稿に差し込む画像を用意」のタスクを組んだりしています。

日数がかかる部分は横棒(→)で書き、1日で終わる作業は文字で記入をしました。
このようにガントチャートに記入をすると、作業と日数設定がわかりやすく、至急の仕事が入った時も調整がしやすくなります。

これは書き方の一例なので、仕事や資格試験の勉強など、自分が管理したい内容を書いたら良いと思います。もちろん、自分が分かりやすいように目印や付箋を使うなど、工夫してみてもOKです!

体調管理のガントチャート

こちらは、体調管理をモデルにしたガントチャートです。
テーマは「52㎏を目指してダイエットをする」にしました。

左の欄には習慣化したい「ランニング」や「ヨガ」などの項目を書いて、行ったらチェックを書けるようにしました。
今回は簡単に書きましたが、体調管理ならば「体温」「排便の有無」「体調」「生理の期間」などを記入してもよいと思います。

ガントチャートの注意点

ガントチャートを使っていると、次のような事があります。

1つのマスに沢山の内容が書けない

ガントチャートはマス目が小さめなので、「何時に○○さんと○○店で会う」など、細かい内容を書くことができません。
そのため、月間マンスリーやバーチカルなど、細かい内容を書くことができる書式と併用することがオススメです。

予定が変更すると書き直しが必要になる

計画を立てたとしても、状況や体調によっては、計画を変更しなければならなくなることがあります。そのため、私は書き直しができるようにパイロットのフリクションペンを使用していました。
フリクションペンなら予定が変更すればすぐに消すことができますし、色分けもできるのでオススメです。

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おすすめのガントチャート手帳

ガントチャート手帳は月間ブロックとガントチャートがセットになった手帳から、ガントチャートのみの手帳など色々あります。
自分の目的にあった手帳を探してみましょう!

ラコニック スタイルノートガントチャート

ラコニック スタイルノートガントチャートは、月間ブロックは無く、ガントチャートのみの手帳です。
曜日は自分で書くタイプなので、どの月からでも始めることが出来ます。
縦軸に書ける欄が多くあるため、仕事や習慣管理など幅広い内容に対応が可能。
シンプルで軽量なのも魅力的です。

アートプリントジャパン ガントチャートダイアリー

こちらのブログで使用していた手帳で、月間ブロックとガントチャートがセットになった手帳。
ガントチャートの欄が、ホワイトと薄いグレーに分かれているため、項目ごとに見やすくなっています。
また、ページの上部は月ごとの印が付いており、印をカットするとすぐにその月のページが開くことが出来るように工夫がされています。
色はグリーンとピンク、グレーの3色。

ニーモシネ マンスリー ガントチャート

長年愛されるマルマンのニーモシネの手帳の、ガントチャートタイプ。
月間ブロックとガントチャートのフォーマットがあり、ガントチャートの下側にはメモ書きができるようになっています。
仕事に使いやすい手帳になります。

ロルバーン デルフォニックス ガントチャート

ロルバーン デルフォニックス ガントチャート は、種類が豊富!
ロンバールの特徴的なクリーム紙が使われており、月間ブロックとガントチャートがセットになった手帳です。
ガントチャートの縦軸の欄が多くあるタイプです。

こちらは表紙の配色がオシャレな、シンプルなデザインの手帳になります。

温かいラテをイメージしたカラーが登場!
ベージュ、ライトグリーン、ライトピンクの手帳は、モカと抹茶、いちごラテがモデル♪

アニマル柄のガントチャート手帳。
シマエナガ、ペンギン、ウサギ、レッサーパンダと、可愛さ満点の手帳になります♪
どの動物も可愛いので、どれにしようか迷いそうです!

ジブン手帳 Lite mini

人気のあるジブン手帳からは、「ジブン手帳 Lite mini」がオススメ。
マンスリーの下にガントチャートがセットになっているタイプのため、体調などをログ管理したい人に向いています。

ラコニック

ラコニックの手帳は、見開きの上部にガントチャート、下部にメモ書きができるようになっているタイプになります。
ガントチャートで仕事のタスクを、メモ部分にアイデアなどを書き込むなど、自由度が高いガントチャートです。
サイズはA5、A4があります。

横向きのガントチャート。1ページ1ヶ月分。バラの手帳

カード式のガントチャートになっているので、必要な月の分だけのガントチャートを、今使っている手帳に入れて、持ち歩くことができます。
月や曜日を自分で書き込むタイプなので、どの月からでも始めることが出来ます。

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ガントチャートで達成していく

ガントチャートで一覧にすると解りやすく、達成したい日から逆算して計画を立てることができます。ガントチャートは仕事だけではなく、体調管理や資格試験の勉強など、様々なタスクを管理するのに便利な書式です。忙しい日々の中、仕事でやり遂げたい事や生活で頑張りたい事を達成したり、または継続したりするために、ぜひ使ってみて下さい!

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